Implementar el canal de denuncias en las empresas, no solo es una herramienta fundamental para prevenir infracciones, fraudes y delitos, sino también, es una obligación en virtud de la ley 2/2023. Dicha ley sirve como prevención de la corrupción, pero también y, sobre todo, como protección hacia los informantes. La ley regula la prohibición de las represalias para quienes utilicen los canales de denuncia o hagan pública la información revelada en ellos.
Por otro lado, cada empresa que deba cumplir con la Normativa Whistleblower, así se conoce también a la ley europea predecesora, debe contar con un canal de denuncias para empresas, al alcance de sus empleados, clientes y proveedores. En caso de tratarse de administraciones públicas, también están obligadas de cara a los usuarios y a los propios funcionarios.
En este sentido, un buen software de RRHH incluye en sus funciones la posibilidad e implementar este tipo de canales, de manera que, al mismo tiempo que se lleva a cabo la gestión de personal, también se pueda gestionar este canal de forma totalmente imparcial y objetiva. Ahora bien, el canal de denuncias ha de cumplir con una serie de características para ajustarse a la normativa.
Características de los canales de denuncia
La importancia de la implementación de un canal de denuncias va más allá de la lucha contra el fraude y la corrupción. En la gestión de equipos, por ejemplo, supone una pieza fundamental para generar confianza e integración entre los diferentes trabajadores y departamentos de la empresa entre sí. Contar con un canal de denuncia interno es sinónimo de transparencia, y eso aporta valor y contribuye a la retención del talento. Pero, para que dicho canal sea realmente funcional, debe cumplir con una serie de requisitos. Dichos requisitos son los siguientes:
- Rapidez. La rapidez o inmediatez en la transmisión de la información es esencial, pues es la única manera de denunciar las infracciones y que estas sean evitadas y sancionadas a tiempo. Sin duda, su utilización debe ser lo más fácil y rápida posible. De nada sirve contar con un canal de denuncias si se burocratiza en exceso y se eterniza en su función.
- Garantía de confidencialidad. Por un lado, no se puede permitir el acceso a personas no autorizadas al canal, y por otro, la identidad de la persona que informa, así como la de las personas que se mencionan en dicha denuncia ha de ser confidencial. Otra cosa es que la Ley 2/2023 permita la publicación de dicha información.
- Variedad de opciones. El canal de denuncias debería posibilitar que la persona que va a revelar o comunicar una infracción, pueda hacerlo por escrito o de forma verbal.
- Independencia. Obviamente, el canal de denuncias debe ser independiente y para ello, lo mejor es que no esté relacionado con otros sistemas internos de información. También conviene que no depende exclusivamente del órgano de dirección o esté bajo su mando.
- Responsabilidad. El canal de denuncias ha de estar gestionado por una persona o grupo de personas cuya labor sea asumir la responsabilidad de su correcto funcionamiento, y para ello han de tener dedicación exclusiva a ello.
- Garantías. Las empresas que implementen canales de denuncias deben fijar también las suficientes garantías para proteger al informante, de lo contrario estaría incurriendo en una ilegalidad sancionable por la citada ley.
¿Puede un tercero gestionar el canal de denuncias?
Según el artículo 6 se la Ley 2/2023, la respuesta es afirmativa, pues según expresa el citado artículo: «el canal de denuncias puede ser gestionado internamente por la empresa o de forma externa por un tercero». En cualquier caso, este servicio siempre deberá garantizar la confidencialidad, la independencia, la protección de datos y el secreto de las comunicaciones, de lo contrario no sería válido.
Hay que añadir aquí el tratamiento correcto de los datos personales, pues un tercero ajeno a la organización o institución pública estará obteniendo información sensible que deberá proteger para evitar usos indebidos. Por lo tanto, que un tercero se encargue de este canal comporta un doble riesgo, por un lado, debe cumplir con las directrices que establece la normativa, y por otro con las directrices de la protección de datos vigente.
En una denuncia sobre hechos constitutivos de delito, en caso de que esta no fuera anónima, se están revelando datos personales de la parte denunciante y de la parte denunciada. Por este motivo, cuando se informe a los empleados sobre la existencia del canal de denuncias, se debe informar también sobre el tratamiento de sus datos. Es esencial el cumplimiento de la normativa vigente sobre protección de datos.
Actualmente todas las empresas han de cumplir con lo previsto en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre sobre Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, por lo que, no es algo nuevo al canal de denuncias, sino más bien complementario.
