El administrador de fincas no daba abasto. Era martes por la tarde y Javier, responsable de una comunidad de 120 vecinos, tenía sobre la mesa tres actas pendientes de transcribir, ocho recibos sin enviar, cinco incidencias sin resolver (desde una gotera en el tejado hasta un ascensor averiado) y tres vecinos morosos que llevaban meses sin pagar la cuota. «Cada mes es lo mismo: pierdo horas en Excel, en llamar a los vecinos y en buscar facturas entre montañas de papel», piensa a todas horas mientras revisa su agenda, colapsada de reuniones y plazos fiscales.
Pero lo peor no era el trabajo, sino la sensación de que, por mucho que se esforzara, siempre iba por detrás. ¿Eres administrador de fincas y te suena esta situación? Seguro que sí. Javier pudo resolver muchos de estos programas gracias a que su empresa buscó programas para administradores de fincas y empezó a trabajar con el software Gesfincas, una solución diseñada para automatizar justo esas tareas que le robaban el sueño.
Hoy, Javier gestiona el doble de comunidades con la mitad de esfuerzo. Su despacho ya no huele a archivadores polvorientos, sino a café recién hecho y a eficiencia. Con Gesfincas, los recibos se envían por email con un clic y los vecinos morosos reciben recordatorios automáticos. Y lo mejor: los propietarios pueden consultar todo (desde su cuota hasta el estado de una incidencia) en tiempo real desde su móvil. Además, la integración del Software Gesfincas ha permitido también centralizar la información contable y técnica de todos los inmuebles y comunidades de vecinos que gestiona en una única plataforma.
El fin de las tareas repetitivas en el despacho
El problema de Javier no es único. Una buena parte de los administradores de fincas en España aún gestionan su día a día con hojas de cálculo y en papel para llevar la contabilidad, las actas y las incidencias. El resultado: errores en los cálculos, morosidad crónica y vecinos insatisfechos. Además, esta forma de trabajar supone una carga para los profesionales que deriva en elevadas tasas de estrés.
Y la solución no es trabajar más horas, sino trabajar de otra manera. Aquí entra en juego la digitalización y la utilización de Gesfincas en la nube, una alternativa que además de ahorrar tiempo y minimizar los errores, mejora la comunicación con los vecinos.
Gesfincas: el software que lo cambia todo (y cómo funciona)
Entre los programas de administradores de fincas más útiles y valorados, destaca Gesfincas, considerado el más completo del mercado para gestionar comunidades, ya sean en régimen horizontal (edificios, garajes, locales) o vertical (alquileres).
En este sentido, esta herramienta es capaz de llevar la gestión administrativa, contabilidad, documentación y comunicación en una sola plataforma. «Es como tener un asistente virtual que se encarga de lo repetitivo para que los administradores de fincas puedan centrarse en lo realmente importante», explican desde CIAX, empresa que comercializa este programa.
En detalle, los administradores de fincas que utilizan Gesfincas pueden realizar las siguientes tareas:
- Contabilidad. La aplicación puede generar recibos, facturas y liquidaciones con un clic. Además, integra libros contables (Norma 43 y fiscal) y concilia bancos automáticamente, pudiendo incluso presenta modelos tributarios (347, 111, 190) directamente a la Agencia Tributaria.
- Gestión de incidencias. La aplicación también registra y hace un seguimiento de averías, reclamaciones y obras en tiempo real. Así, envía notificaciones automáticas a vecinos y proveedores, mejorando la comunicación con los propietarios y reduciendo el tiempo de resolución de problemas.
- Documentación digital. También almacena actas, contratos y certificados en la nube, accesibles desde cualquier dispositivo.
El valor del conocimiento actualizado
Con tantas funcionalidades, su uso puede ser un reto para muchos administradores de fincas. Para facilitar su implementación y sacar el máximo partido a un software tan avanzado, CIAX ofrece Formación Gesfincas para que los clientes puedan utilizar el programa con todas sus funcionalidades. En muchas ocasiones, más de lo deseado, muchas administraciones de fincas utilizan programas, pero no los usan bien. Con formación, es posible optimizar su tiempo mucho más, aseguran desde CIAX.
La historia de Javier, el administrador que vivía ahogado en papel y en hojas de cálculo, es la de miles de gestores de fincas en España. Pero también es la prueba de que, con herramientas como Gesfincas, la digitalización y la productividad son una realidad al alcance de cualquier despacho.
De hecho, programas para administradores de fincas como los que comercializa CIAX se convierten en la columna vertebral de los negocios que empiezan a utilizarlo. Además de mejorar su operativa diaria, ofrecen una imagen moderna y eficiente, reforzando su imagen de marca en un sector tan exigente como el de la administración de comunidades de vecinos.
