¿Cómo hacen las grandes empresas para atender miles de llamadas al día? Esto es posible gracias al software para Call Center, un programa informático que permite gestionarlas. Si tienes un negocio y necesitas mejorar la forma en que te comunicas con tus clientes, tienes que implementar una herramienta de este tipo.
¿Qué es un software para Call Center?
Un software para Call Center es un programa que organiza todas las llamadas y las asigna al agente correcto en el momento justo, de esta forma, hace más fácil la interacción con los clientes. Pero, no se trata solo de contestar llamadas, pues estos programas son muy completos al punto de que permiten gestionar chats, correos electrónicos y hasta mensajes en redes sociales.
Entre las razones por las que estas herramientas son indispensables tenemos el hecho de que ayudan a tener todo bajo control, pues llevan un registro de datos y análisis para que puedas saber cuántas llamadas entraron en un día, cuánto tiempo duraron y qué tan rápido respondió cada agente.
Además, automatiza el proceso, para que en lugar de que los agentes marquen manualmente cada número al que transferir a la persona, el programa lo haga por ellos y puedan enfocarse en lo que realmente importa: hablar con los clientes.
Por otro lado, un software para Call Center avanzado puede mostrar información del cliente antes de que el agente responda. De esta manera, puedes ir directo al grano y ofrecer soluciones rápidas. También, con esta herramienta puedes ofrecer atención en múltiples canales, teniendo en cuenta que hay clientes que prefieren escribir un correo o mandar un mensaje en redes sociales.
Con un Programa de Call Center, puedes atenderlos a todos desde un solo lugar.
Funciones del software para Call Center
Lo mejor de estas herramientas son las cosas que pueden hacer por ti. Esto incluye las siguientes funciones:
- Enrutamiento inteligente: si un cliente necesita soporte técnico, el sistema automáticamente lo envía al agente más capacitado para resolver su problema, sin que haga falta transferirlo manualmente.
- IVR (Respuesta de Voz Interactiva): ¿te ha pasado que llamas a una empresa y escuchas algo como “marca 1 para ventas, 2 para soporte”? Eso es IVR, una especie de filtro que organiza todo desde el principio.
- Grabación de llamadas: esto es ideal para monitorear cómo están trabajando tus agentes y mejorar su desempeño.
- Monitoreo en vivo: los supervisores pueden escuchar las llamadas en tiempo real y dar consejos al instante si es necesario.
Software de Call Center basado en la nube
Hasta hace algunos años, este tipo de tecnología solo estaba al alcance de empresas gigantes. Pero ahora, con soluciones de software para Contact Center en la nube, cualquier negocio puede aprovecharlas sin gastar una fortuna. No hace falta comprar equipos caros ni hacer instalaciones complicadas, solo necesitas una buena conexión a internet.
El hecho de que el software esté en la nube tiene otras ventajas, por ejemplo, si tienes agentes trabajando desde casa o en diferentes ciudades, todos pueden usar el mismo sistema sin importar dónde estén. También, si tu negocio crece, puedes agregar más usuarios sin complicaciones y, puesto que no requiere una infraestructura física, ahorras mucho dinero.
Casos donde se puede usar un software para Contact Center
Este software no es solo para empresas enormes, cualquier negocio puede beneficiarse. Aquí tienes algunos ejemplos:
- Soporte técnico: si tienes una empresa de tecnología, puedes garantizar que cada cliente hable con el experto adecuado.
- Ventas: los marcadores automáticos permiten que tus agentes contacten a más clientes en menos tiempo, lo que se traduce en más ventas.
- Cobranzas: puedes enviar recordatorios automáticos para pagos vencidos sin que un agente tenga que hacerlo manualmente.
El software para Call Center es una herramienta que hace que el servicio al cliente sea más rápido, eficiente y humano. Si quieres mejorar la forma en que te conectas con tus clientes, esta es la solución.
