Con poca inversión, emprendedores y autónomos pueden crear un sistema de archivo para llevar registro de las transacciones, pagos, facturas, pedidos, comunicaciones y procesos que se realizan para tener respaldo y llevar control.
El resguardo de los documentos, facturas y contratos es parte fundamental en el funcionamiento de un profesional autónomo, empresa o emprendimientos, por pequeños que sean. Existen trámites legales y procesos que deben tenerse en físico y a mano. Aún en el mundo de la digitalización es necesario tener respaldo de un archivo.
Con una pequeña inversión de equipos y material de oficina, se puede crear un pequeño archivo bien organizado para cuando se necesite. Existen elementos esenciales para que todo funcione. Los papeles pueden guardarse en un mueble archivero, repisa o en una caja, pero lo importante es que estén bien ordenados.
El equipo de impresión
Lo principal es contar con un buen equipo de impresión adaptado para imprimir las facturas o pedidos. Es necesario tener ubicado un buen proveedor de tintas y tóners compatibles para mantener operativa la impresora. Esto es necesario para no postergar la impresión de algún documento que refleje una transacción, de la cual debe quedar respaldo.
Al adquirir una impresora debe comprobarse no solamente que funcione bien, también debemos asegurarnos de usar una tinta que sea rendidora y de calidad. Existen buenas marcas de impresoras como HP, Brother, Samsung, Canon, Lexmark, Kyocera, Epson y Oki y es recomendable verificar que la recarga o repuestos se consiguen, para siempre poder imprimir.
Existen tiendas especializadas en la recarga y venta de consumibles que se pueden conseguir online o en tienda física para resolver cada vez que se requiera. Hay muchas marcas de cartuchos que funcionan de manera diferente, por inyección de tinta, láser o tonner. Es buena idea pedir opiniones para determinar cuál opción conviene más.
Carpetas de colores
En la organización de archivos, la división es vital para llevar un orden y saber ubicar el documento que se necesita fácilmente. Lo más recomendable es tener carpetas de proyectos para separar los diferentes asuntos pendientes o los ya resueltos. Siempre se deben rotular los organizadores adecuadamente para no tener problemas para conseguir lo que se busca.
Las carpetas o archivadores son perfectos aliados de la organización, debido a que permiten separar, de manera alfabética, numérica u ordenada por asuntos, las diferentes hojas, documentos, facturas, estados de cuenta y otras impresiones de interés.
Una manera efectiva de clasificar las carpetas es el uso de los colores, al organizar los documentos por asunto o cliente. Colocándolo en archiveros con distintos colores se facilita ubicar lo que se quiere a simple vista.
La identificación es un aspecto de alta relevancia y para lograr ese orden que algunas veces es esquivo, se pueden aprovechar varias estrategias. Además de carpetas de diferentes colores. El uso de pestañas separadoras de diferente color, también favorece al orden dentro de las carpetas.
Adaptar los folios
Disponer de guillotinas de palanca en la oficina permite adaptar diferentes tipos de folio al tamaño de las carpetas para archivar. Esta herramienta está destinada para cortar papel y materiales blandos de forma perfecta, diferente a lo que ocurre con las tijeras.
Las guillotinas de papel son una gran ayuda para los trabajos de anillados o encuadernado de materiales que se utilizan en las oficinas para la presentación de informes o proyectos.
Contar con este equipo no es necesariamente costoso, debido a que pueden encontrarse algunas a muy buen precio, en versión low cost, outlet o las que ofertan mayoristas.
También se puede tener perforadoras de papel para mantener en su lugar los papeles archivados, clips, grapadoras o ganchos. Esto para garantizar que los folios o documentos se queden dentro de las carpetas y no exista riesgo de extravío o que se traspapelen.
Igualmente, es recomendable efectuar un respaldo digital de las operaciones que se hagan dentro de la empresa en caso de alguna contingencia. Este archivo, incluso se puede resguardar en un pendrive, disco duro extraíble o en la nube para más seguridad.
